Teamtailor-rekrytoinnin tietosuojakäytäntö
Teamtailor tarjoaa rekrytointien käsittelyyn ja palkkausprosessin yksinkertaistamiseen tarkoitettua palvelua ("Palvelu") Koja Group -konsernin ("Rekisterinpitäjä", "me" jne.) puolesta. Koja Group -konserniin kuuluu emoyhtiö Koja-Yhtiöt Oy sekä Koja Oy ja Chiller Oy tytäryhtiöineen. On tärkeää, että Palvelua käyttävät henkilöt ("Rekisteröidyt") tuntevat olonsa turvalliseksi ja ovat tietoisia siitä, kuinka käsittelemme Rekisteröityjen henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana. Pyrimme ylläpitämään korkeinta mahdollista henkilötietojen suojaustasoa. Käsittelemme, hallinnoimme, käytämme ja suojaamme Rekisteröidyn henkilötietoja tämän tietosuojakäytännön ("Tietosuojakäytäntö") mukaisesti.
1. Yleistä
Olemme rekisterinpitäjä sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallita sekä helpottaa työntekijöiden rekrytointiprosessia. Rekrytointiprosessin tarkoituksena on valita työnhakijoiden joukosta tarpeisiimme sopivat henkilöt.
2. Henkilötietojen kerääminen
Olemme vastuussa Rekisteröityjen lisäämien henkilötietojen tai palveluun liittyvien, muilla tavoin keräämiemme henkilötietojen käsittelystä.
Milloin ja miten keräämme henkilötietoja
Keräämme Rekisteröityjen henkilökohtaisia tietoja, kun Rekisteröidyt;
- täyttävät hakemuksen Palvelun kautta tai muuten lisäämällä itseään koskevia henkilötietoja joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten Facebookin tai LinkedInin kautta; ja
- käyttävät Palvelua pitääkseen yhteyttä henkilöstöömme lisäämällä henkilökohtaisia tietoja itsestään joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten Facebookin tai LinkedInin kautta.
• tarjoavat tunnistettavia tietoja chatin kautta (toimitetaan Palvelua käyttävän verkkosivuston kautta) ja kun tällaiset tiedot ovat tärkeitä hakumenettelyn kannalta;
Sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytysten täyttyessä keräämme tietoja myös kolmansilta osapuolilta, kuten Facebookilta, Linkediniltä sekä muista julkisista lähteistä. Tätä kutsutaan "Sourcingiksi", ja työntekijämme suorittavat sen manuaalisesti tai automaattisesti Palvelun kautta.
Nykyiset työntekijät voivat joissakin tapauksissa antaa suosituksia mahdollisista hakijoista. Tällaiset työntekijät lisäävät mahdollisten hakijoiden tietoja ja näissä tapauksissa potentiaalista hakijaa pidetään Rekisteröitynä tämän tietosuojakäytännön puitteissa ja hänelle ilmoitetaan käsittelystä.
Emme tee sellaisia päätöksiä, jotka perustuisivat pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja joilla olisi Rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat häneen merkittävästi.
Kerättävien ja käsiteltyjen henkilötietojen luokat
Palvelun kautta kerättävien henkilötietojen luokkien avulla pyritään tunnistamaan luonnollisia henkilöitä heidän nimen, sähköpostiviestien, kuvien ja videoiden sekä Facebook- ja LinkedIn-tilien tietojen, rekrytoinnin kautta esitettyjen kysymysten, nimikkeiden, koulutuksen ja muiden tietojen avulla, jotka Rekisteröity tai muut ovat jakaneet Palvelun kautta. Vain rekrytointiprosessin kannalta merkityksellisiä tietoja kerätään ja käsitellään.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoituksena on hallita rekrytointia. Tietojen käsittelyn perusteena on uusien työntekijöiden rekrytointi. Käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Etu on lainmukainen, ja tietojen kerääminen ja käsittely on tarpeen työntekijän rekrytoimiseksi. Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn edut ovat yhdensuuntaiset, eikä tietojen käsittely vaaranna Rekisteröidyn oikeuksia tai vapauksia. Rekisteröityjen henkilötietojen käsittely on välttämätöntä työhakemusten käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi.
Rekrytointiprosessin yhteydessä voimme pyytää Rekisteröidyltä suostumusta henkilö- ja soveltuvuusarvion tai turvallisuusselvityksen toteuttamiseksi kansallisen sääntelyn nojalla.
Mikäli työnhakija valitaan tehtävään, käytetään hänen henkilötietojaan myös työsopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä työhön ottoon liittyvissä tehtävissä.
Rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella henkilötietoja kerätään ja käsitellään Palvelun kautta, kun Rekisteröidyt;
a) täyttävät hakemuksen Palvelun kautta lisäämällä itseään koskevia henkilötietoja joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten Facebookin tai LinkedInin kautta; ja
b) käyttävät Palvelua ollakseen yhteydessä Rekisterinpitäjän rekrytointiosastoon lisäämällä itseään koskevia henkilötietoja joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten Facebookin tai LinkedInin kautta.
Henkilötietoja käsitellään alla olevien 'Säilytys ja siirto' sekä 'Kuinka kauan henkilötietoja käsitellään' -osioissa.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä Rekisterinpitäjään kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin johtaa siihen, että Rekisteröity ei voi hakea tiettyä työtä tai muuten käyttää Palvelua.
Yhdistettyä analyysiä tai markkinatutkimusta varten käsitellyt henkilötiedot muutetaan aina tunnistamattomiksi, eikä tällaisia henkilötietoja voida käyttää tietyn Rekisteröidyn tunnistamiseen. Näitä tietoja ei siten pidetä henkilötietona.
Säilytys ja siirrot
Palvelun kautta kerätyt henkilökohtaiset tiedot tallennetaan ja käsitellään EU/ETA-alueella tai sellaisissa EU/ETA-alueen ulkopuolisissa ns. kolmansissa maissa, joilla on Euroopan komission päätöksillään määrittelemä riittävä tietosuojan taso, tai joita käsittelevät sellaiset palveluntarjoajat, joiden kanssa Rekisterinpitäjä on sopinut sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti henkilötietojen siirtämisestä ja joilla on riittävät takeet rekisteröityjen oikeuksien suojelemiseksi siirrettävien henkilötietojen osalta. Ota meihin kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen avulla saadaksesi asiakirjoja tällaisista henkilötietojen siirtämisen mekanismeista ja riittävistä suojatoimista.
Kuinka kauan henkilötietoja käsitellään
Jos Rekisteröity ei kirjallisesti vastusta henkilötietojensa käsittelyä, säilytämme ja käsittelemme näitä henkilötietoja 12 kuukauden ajan. Tämän aikajakson jälkeen Rekisteröidylle lähetetään automaattisesti sähköposti, jossa ilmoitetaan että hänen on aktiivisesti jatkettava lupaa henkilötietojensa säilyttämiseksi päivämäärän umpeuduttua.
Huomaa, että hakija (Rekisteröity) voi olla kiinnostava tulevaa rekrytointia varten, ja saatamme tallentaa Rekisteröityjen henkilötietoja tätä tarkoitusta varten, kunnes ne eivät ole enää tarpeellisia mahdollisen rekrytoinnin kannalta, kuitenkin edellä mainittu 12 kuukauden säilytys- ja käsittelyaika huomioiden. Jos sinä Rekisteröitynä et halua, että henkilötietojasi käsitellään tätä tarkoitusta varten (tuleva rekrytointi), ota meihin yhteyttä kohdassa 9 olevia yhteystietoja käyttäen.
3. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyillä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet henkilötietoihinsa. Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee lähettää kohdassa 9 olevien yhteystietojen kautta. Joidenkin oikeuksien käyttäminen saattaa edellyttää tiettyjen lain mukaisten lisäehtojen täyttymistä. Rekisterinpitäjä voi pyytää Rekisteröityä varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan pyyntöään ennen pyynnön toteuttamista. Rekisterinpitäjä voi myös kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin Rekisterinpitäjä ilmoittaa kyseisen perusteen rekisteröidylle. Jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, voimme joko periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun pyynnön toteuttamisesta tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.
i. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus saada kopio kyseisistä tiedoista;
ii. Rekisteröidyllä on oikeus oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen silloin, kun käsittely on perustunut suostumukseen ja se on suoritettu automaattisesti;
iii. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä käsiteltyjen virheellisten, puutteellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisemista, täydentämistä tai poistamista. Palveluun kirjautuneella rekisteröidyillä on mahdollisuus myös muokata tietojaan suoraan Palvelussa;
iv. Rekisteröidyillä on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa, esim. mikäli Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse tietoja, mutta Rekisteröity ei halua niitä poistettavan, vaan haluaa pyytää käsittelyn rajoittamista sen sijaan;
v. Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvillä perusteilla vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa, esim. silloin kun käsittely on perustunut Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun eikä Rekisterinpitäjällä ole esittää käsittelyllä Rekisteröidyn perusteluja painavampia perusteita;
vi. Rekisteröidyllä on oikeus saada Rekisterinpitäjä poistamaan Rekisteröityä koskevat henkilötiedot tiettyjen edellytysten täyttäessä (ns. ”oikeus tulla unohdetuksi”), esim. kun henkilötietoja ei tarvita enää tarkoituksiin, joihin ne oli kerätty, tai kun käsittely on perustunut suostumukseen ja suostumus on peruutettu;
vii. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelylle antamansa suostumus milloin tahansa; ja
viii. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto (ks. www.tietosuoja.fi).
4. Turvallisuus
Pidämme henkilökohtaista koskemattomuutta prioriteettina ja työskentelemmekin aktiivisesti Rekisteröityjen henkilötietojen huolellisen käsittelyn varmistamiseksi. Toteutamme kohtuudella odotettavissa olevat toimenpiteet varmistaaksemme, että Rekisteröityjen ja muiden henkilötietoja käsitellään turvallisesti sekä tämän tietosuojakäytännön että GDPR-asetuksen mukaisesti.
Tietojen siirto Internetin ja mobiiliverkon kautta sisältää kuitenkin riskejä, ja kaikki siirrot tehdään tiedon siirtäjän omalla vastuulla. On tärkeää, että Rekisteröidyt ottavat myös vastuun tietojensa suojauksesta. Onkin Rekisteröidyn vastuulla, että hänen kirjautumistietonsa pidetään salassa.
5. Henkilötietojen siirto kolmannelle osapuolelle
Voimme siirtää Rekisteröityjen henkilötietoja seuraaville:
- palveluntarjoajillemme ja alihankkijoillemme, jotka toimivat ohjeidemme mukaisesti käsittelijöinä ja alikäsittelijöinä palvelun tarjoamiseksi;
- viranomaisille tai lainopillisille neuvonantajille siinä tapauksessa, että epäillään rikollista tai sopimatonta toimintaa; ja
- viranomaisille, oikeudellisille neuvonantajille tai muille toimijoille, jos lain tai viranomaisen määräyksen mukaan niin vaaditaan.
Siirrämme Rekisteröityjen henkilötietoja vain luottamillemme kolmansille osapuolille. Valitsemme yhteistyökumppanit huolellisesti varmistaaksemme, että Rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Teemme yhteistyötä seuraavien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa; Teamtailor, joka toimii Palvelun toimittajana, palvelin- ja hosting-yritykset, videonkäsittely-yritykset, tiedonhankintayritykset, analyyttiset palveluyritykset ja muut Palvelun toimittamiseen liittyvät yritykset.
Lisäksi saatamme aika ajoin käyttää rekrytointien toteuttamisessa myös muita alihankkijoita, palveluntarjoajia ja konsultteja, jotka ovat ns. kolmansia osapuolia. Tällaisia tahoja voivat olla esim. rekrytoinnissa käyttämämme ulkopuoliset rekrytointikonsultit tai muut rekrytoinnissa käytettävien palveluiden toimittajat. Nämä tahot saattavat myös aika ajoin käsitellä tai muutoin saada pääsyn tässä Tietosuojakäytännössä kuvattuihin hallinnoimiimme henkilötietoihin. Tällaiset tahot kuitenkin saavat pääsyn hallinnoimiimme henkilötietoihin ainoastaan niissä tapauksissa ja siltä osin, kuin on tarpeellista palveluiden toteuttamiseksi.
6. Kootut tiedot (ei-tunnistettavissa olevat henkilötiedot)
Saatamme jakaa koottuja tietoja kolmansille osapuolille. Aggregoidut tiedot on tällöin koottu Palvelun kautta kerätyistä tiedoista ja voivat koostua esimerkiksi Internet-liikenteen tilastoista tai maantieteellisestä sijainnista Palvelun käyttöä varten. Kootut tiedot eivät sisällä tietoja, joiden avulla yksittäisiä henkilöitä voitaisiin tunnistaa, eivätkä ne siten ole henkilötietoja.
7. Evästeet
Tietoja Rekisteröidyn Palvelun käytöstä voidaan tallentaa evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan Rekisteröidyn laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin internetselaimeen Palvelua käytettäessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme Rekisteröidyn Palveluun liittyvää käyttökokemusta ja kerätäksemme tietoa esimerkiksi Palvelun käyttöä koskevista tilastoista. Tämä tehdään palvelun turvaamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden avulla kerätyt tiedot voivat joissain tapauksissa olla henkilötietoja, ja tällaisissa tapauksissa niitä säätelee evästekäytäntömme.
Rekisteröidyt voivat milloin tahansa antaa ja poistaa suostumuksensa muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttämiselle. Evästeiden poistaminen käytöstä voi vaikuttaa Palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi jotkin Palvelun toiminnot saattavat olla pois käytöstä.
8. Muutokset
Meillä on oikeus tehdä muutoksia tai lisäyksiä tietosuojakäytäntöömme milloin tahansa. Tietosuojakäytännön uusin versio on aina saatavilla Palvelun kautta. Uusi versio katsotaan Rekisteröidyille välitetyksi, kun Rekisteröity on joko vastaanottanut sähköpostin, jossa Rekisteröidylle ilmoitetaan uudesta versiosta (käyttäen Rekisteröidyn Palvelun käytön yhteydessä lähetettyä sähköpostiviestiä) tai kun Rekisteröidylle on muuten ilmoitettu uudesta tietosuojakäytännöstä.
9. Yhteydenotto
Jos sinulla on kysyttävää, lisätietoja henkilötietojen käsittelyprosessista tai haluat ottaa meihin yhteyttä muissa asioissa, käytä alla olevia yhteystietoja.
Koja Group:
Miia Sarkola-Korhonen, henkilöstöhallinto, Koja-Yhtiöt Oy
Lentokentänkatu 7, 33900 Tampere
tietosuoja@koja.fi
+358 3 2825 111